PÉRIODE :
Novembre 2018 à Janvier 2019
CATÉGORIE :
Ressources Humaines
CLIENT :
Africa West Industries
Problème rencontré par le client Africa west Industries
AWI est un groupe composé de 3 entreprises industrielles avec une procédure manuelle pour le suivi et la gestion des notes de frais. Cette procédure relevait plusieurs insuffisances à savoir :
❌ Signature manuelle des fiches selon la disponibilité des responsables
❌ Des retards de paiement et risque d'interruption de mission
❌ Aucune visibilité sur l'histoire des fonds payés
❌ Aucune centralisation des opérations auprès de la comptabilité
❌ Des froides à grandes échelles suite à l'absence de justificatif des fonds demandé.
Solution implémentée et resultat obtenu
Développement avec ERP Odoo d'un module RH spécifique pour la gestion des demandes de fonds et notes de frais.
Mise en place d'un Workflow (Processus de validation) allant du demandeur jusqu'à la direction générale.
💨 Centralisation des demandes de fond et note de frais.
💨 Plusieurs niveaux de validation (du Supérieur hiérarchique N+1 au DAF)
💨 Notification par mail et planification des activités de validation Manager
💨 Historique des justificatifs de fond pour faciliter la validation des nouvelles demandes employés ou départementales.
🔰 Reporting et statistique sur les notes de frais par périodes (Graphe, Tableau de bord, Tableau croisés dynamique)
🔰 Création automatique de justificatif et suivie comptable des notes (pièce comptable automatique, vérification, écriture comptable)
💰 Remboursement Employés et justificatifs de fonds après-missions